Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Kuvaus taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä

1. Kuvaus valvontaympäristöstä

Tulikiven liikeidea ja arvomaailma

Tulikivi-konserni on erikoistunut luonnonmateriaaleista valmistettaviin korkealaatuisiin tulisijoihin, saunankiukaisiin ja sisustuskvituotteisiin. Asiakkaamme arvostavat tuotteidemme ekologisuutta, esteettisyyttä ja niiden tuomaa viihtyisyyttä sekä puulämmityksen hyötyjä. Tulikivi on uudistumiskykyinen asiakkaitaan, yrittäjyyttä ja rehtiä toimintaa arvostava yritys.

Ympäristöpolitiikka

Kaivostoiminnan harjoittaminen edellyttää kaivospiirin muodostamista sekä ympäristölupaa. Kaivostoimintaa säännellään kaivoslaissa ja ympäristölainsäädännössä. Louhinnasta vastaava johtaja vastaa siitä, että kaivostoiminnan luvat ovat voimassa ja ajan tasalla.

Ympäristöstrategian tavoitteena Tulikivellä on ympäristötyön järjestelmällinen eteneminen määritellyillä osa-alueilla. Ympäristötyön päämäärä on luonnonvarojen säästeliäs käyttö sekä prosessien ja tuotteiden hallinta niin, että ne kuormittavat mahdollisimman vähän ympäristöä. Konserni noudattaa toimintaansa liittyvää ympäristölainsäädäntöä ja normeja sekä tekee toiminnassaan jatkuvan parantamisen kautta ennakoivaa ympäristötyötä. Konsernissa tunnistetaan ja tunnetaan oma vastuu ympäristötoimijana.


Suunnittelu- ja seurantaprosessit

Konsernin toiminta suunnitellaan ja toiminnan tehokkuus varmistetaan vuosittain toteutettavassa strategiasuunnitteluprosessissa ja budjetointiprosessissa. Suunnitelmien toteumista ja toimintaympäristön kehitystä seurataan kuukausiraportoinnin, osavuosikatsausraportoinnin ja tilinpäätösraportoinnin yhteydessä.

Riskianalyysi ja riskienhallinta ovat Tulikivi-konsernissa osa vuosittain toteutettavaa strategista suunnitteluprosessia ja operatiivista toimintaa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena konsernissa on varmistaa, että toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.

KUVA: Suunnittelu- ja seurantaprosessi

Sisäinen valvonta on osa suunnittelu- ja seurantaprosessia.

Valvontatoiminnot

Organisaation ja toimenkuvien mukaisesti valtaa ja vastuuta delegoidaan budjettivastuullisille ja linjaorganisaation vastuuhenkilöille. Toiminnan lakien ja säädösten mukaisuus varmistetaan toimintokäsikirjan ja muun sisäisen ohjeistuksen kautta.

KUVA: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuujako

Vastuunjako Valvontatoiminnot
Hallitus - sisäisen valvonnan toimintaperiaatteiden määrittely
- vastuu valvonnan toimivuuden seurannasta
- hyväksyy riskienhallintaperiaatteet
- tilintarkastajien raporttien käsittely
- kannustinjärjestelmän määrittäminen
Tarkastusvaliokunta - sisäisen valvonnan tehokkuuden arviointi
- raportointiin liittyen asioiden käsittely
- yhteydenpito tilintarkastajiin
Toimitusjohtaja johtoryhmän avustamana - sisäisen valvonnan osatekijöiden olemassaolon ja toimivuuden valvonta
- valvoo, että toiminta on asetettujen arvojen mukaista
- muokkaa toimintaperiaatteet ja –politiikat
- vastaa resurssien tarkoituksenmukaisesta ja tehokkaasta käytöstä
- valvontamekanismien (hyväksymisperiaatteet, täsmäytykset ja raportointi) määrittäminen
- määrittää riskienhallinnan toimintatavat ja riskienhallintakeinot
Johtoryhmän jäsen, toimialansa mukaan:
kotimaan myynti, markkinointi, tuotekehitys, Saksa ja verhouskivet, tuotanto ja louhinta, hallinto ja talous
- antavat oman vastuualueensa osalta vastuun yksityiskohtaisempien valvontatoimien käyttöönotosta henkilöille, jotka ovat vastuussa eri toiminnoista. Vastuu sisäisen valvonnan toimivuudesta omalla vastuualueella
- omalle vastuualueelle kuuluvien riskien hallinta
Talous- ja hallintojohtaja
 
- sisäinen laskenta: tulosten seuranta ja analysointi
- ulkoinen laskenta ja raportointi
Tilintarkastaja - lakisääteinen tilintarkastus
- laajennettu tarkastus hallituksen tai tarkastusvaliokunnan toimeksiannosta
- raportointi tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle

Vuonna 2015 toiminnan painopisteenä on ollut tietojärjestelmien käytön tehostaminen ja raportoinnin laadun parantaminen. Toiminnanohjausjärjestelmä sisältää tarpeelliset kontrollimekanismit sisäiseen valvontaan.

Sisäistä valvontaa suorittavat organisaation yllämainitut tahot käyttäen tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita. Vuonna 2015 tarkastuksen painopistealueina olivat sisäisen valvonnan järjestelyt ja raportointi, myyntitoiminnot, hankintaprosessin ja maksuliikenteen kontrollit, vaihto- ja käyttöomaisuus. Konsernissa ei ole konsernin koko ja toiminnan luonne huomioiden katsottu tarpeelliseksi nimittää sisäistä tarkastajaa. Hallitus voi halutessaan käyttää ulkopuolista asiantuntijaa haluamillaan osa-alueilla.

Riskienhallinta on osa yhtiön valvontajärjestelmää. Riskienhallinnan avulla pyritään varmistamaan, että liiketoimintaan vaikuttavat riskit tunnistetaan ja niitä seurataan ja arvioidaan jatkuvasti osana normaalia liiketoimintaa.

2. Riskien arviointi

Riskienhallinnan avulla varmistetaan, että Tulikivi-konsernin liiketoimintaan vaikuttavat riskit tunnistetaan ja niitä hallitaan mahdollisimman tehokkaasti siten, että konsernin strategiset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Tavoitteille on määritetty riskirajat. Riskirajojen ylittyminen tai poikkeamat toimintasuunnitelmissa edellyttävät, että vastuuhenkilö ryhtyy tehostetusti riskienhallintakeinojen käyttämiseen. Taloudellisten riskirajojen ylittyminen tulee esille jatkuvan raportoinnin yhteydessä.

KUVA: Riskien kartoitus ja riskienhallinta

Riskianalyysi ja riskien järjestäminen merkittävyyden mukaan - riskien nimeäminen konsernitasolla ja vastuualueittain
- riskien vaikuttavuuden ja todennäköisyyden arviointi
- määritellään riskirajat asetetuille tavoitteille
- määritellään kontrollipisteet
- raportointiin liittyvien riskien kartoitus
Riskienhallinta - riskien hallintatoimenpiteiden määrittely
- vastuuhenkilöiden nimeäminen toimenpiteille
- toteutuksen aikajänteestä sopiminen
- toimenpiteiden toteuttamisen seurantatavan määrittely
Riskienhallintaprosessin valvonta - vastuuhenkilöt raportoivat toimitusjohtajalle riskien toteutumisesta, tehdyistä toimenpiteistä ja niiden tehokkuudesta
- riskiarvioinnit kontrollien osalta
Riskienhallintaprosessin jatkuvuus - kuluvan kauden toimenpiteet ja toimintaympäristö ja sen ennustettavissa olevat muutokset vaikuttavat seuraavan kauden suunnitelmiin ja riskienhallintatoimenpiteisiin
- riskienkartoitukseen kerätään taustamateriaalia osana jatkuvaa toimintaa.

3. Raportointijärjestelmä ja siihen liittyvä sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Raportointijärjestelmän mukaisesti toimitusjohtaja raportoi hallitukselle kuukausittain konsernin ja eri tuoteryhmien toiminnasta sekä tuloksesta ja poikkeamista budjettiin ja tarkennettuihin ennusteisiin nähden, neljännesvuosittain osavuosikatsaukseen / vuositilinpäätökseen perustuvasta operatiivisesta tuloksesta ja muutoin välittömästi olennaisista muutoksista toimintaympäristössä. Vastuuhenkilöt raportoivat sisäisen raportointijärjestelmän mukaisesti.

Konsernin raportoinnista vastaa emoyhtiön talousjohtaja. Kotimaisten yhtiöiden kirjanpito ja konsernilaskenta suoritetaan emoyhtiön talousosastolla. Ulkomaisten tytäryhtiöiden kirjanpito ja raportointi hoidetaan paikallisesti, riittävää asiantuntemusta omaavissa tilitoimistoissa tai muutoin ulkopuolisia asiantuntijoita hyödyntäen. Emoyhtiön tilintarkastajat vertaavat Venäjän tytäryhtiön venäläisen raportoinnin ja emoyhtiöön konsernitilinpäätöstä varten toimitettavan taloudellisen raportoinnin sisällön.

Raportoinnin oikeellisuus varmistetaan talousraportoinnin ohjeistuksella, henkilöstön ammattitaidon ylläpidolla, tietojärjestelmien luotettavuudella, normaaleilla valvontamekanismeilla ja laajennetun tarkastuksen avulla. Raporttien poikkeamat budjetista ja toimintasuunnitelmista ohjaavat analysoimaan tilannetta tarkemmin ja etsimään poikkeamien syyt.

Taloudellisen raportoinnin oikeellisuutta valvoo talous- ja hallintojohtaja ja tilintarkastus sekä aika ajoin toteutettava tietojärjestel-mätarkastus. Toiminnan lakien ja sääntöjenmukaisuus pyritään varmistamaan käyttämällä ulkopuolisten asiantuntijoiden osaamista ja palveluita.

Yhtiöllä on taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuuden varmistava ohjeistus, jota organisaation on noudatettava. Organisaation osaaminen varmistetaan tiedotus- ja koulutustilaisuuksissa. Tilinpäätöksen valmistelukokouksissa käydään läpi laskentaperiaatteiden ja lainsäädännön muutoksia ja aikataulutukset.

Tarkastusvaliokunta arvioi taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuutta mm. tulosennusteiden toteuma-analyysien perusteella sekä raportoinnin virheettömyysarvioinnin avulla neljännesvuosittain. Arviointiin kuuluu myös väärinkäytöksiin ja lainvastaiseen toimintaan liittyvien riskien läpikäyminen. Tilintarkastus tarkastaa poikkeamaraportoinnin sisällön laajennetun tarkastuksen yhteydessä. Johtoryhmän jäsenet seuraavat kuukausittain tulosraportoinnin oikeellisuutta ja arvioivat vastuualueidensa tulospoikkeamien syyt.

4. Viestintä ja tiedotus

Raportointia ja laskentaperiaatteita koskevasta ohjeistuksesta tiedotetaan kaikille talousasioista vastaaville henkilöille ja kaikille muille, jotka tuottavat tietoa ja tarkastustuloksia talouden järjestelmään. Toimitusjohtaja raportoi tarkastusvaliokunnalle sisäisen valvonnan, ml. raportoinnin oikeellisuus, alueella havaituista puutteista. Tilintarkastuksen ja laajennetun tarkastuksen raportit sekä vastuuhenkilöiden antamat selvitykset raportteihin käsitellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa. Tarkastusvaliokunta raportoi hallitukselle tekemistään havainnoista sekä organisaatiolle antamistaan ohjeista ja suosituksista.  

Konsernin viestinnästä vastaa toimitusjohtaja. Konsernissa on viestinnän toimintaohjeet, joka kattaa toimintaohjeet sisäiselle ja ulkoiselle viestinnälle. Lisäksi on määritelty näihin liittyen puheoikeuden omaavat henkilöt.

 

5. Valvonnan seuranta

Sisäisen valvonnan tehokkuutta arvioidaan säännöllisesti johtamis- ja ohjaustoimien yhteydessä ja erikseen tarkastusraporttien valmistuttua. Taloudellisen raportoinnin osalta vertailut toteuman ja tavoitteen välillä, erilaiset täsmäytykset ja toiminnallisten raporttien säännönmukaisuuden valvonta ovat jatkuvasti toteuttavia seurantatoimenpiteitä.

Suunnittelu- ja seurantakokoukset sisältyvät hallituksen vuosisuunnitelmaan. Tietojärjestelmät ovat pääpiirteissään vakiintuneita ja niiden luotettavuutta arvioidaan ulkopuolisen asiantuntijan toimesta säännöllisesti.

 

6. Tilintarkastus

Tilintarkastaja valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tilintarkastajana on toiminut KHT-yhteisö KPMG Oy Ab.